INFORMAČNÍ DOLOŽKA PRO UCHAZEČE O ZAMĚSTNÁNÍ

I. Správce osobních údajů

RYS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ se sídlem v Bielsku-Białej (43-300), ul. Podwale 47, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Okresním soudem v Bielsku-Białej, VIII. hospodářské oddělení Národního soudního rejstříku, pod číslem KRS: 0001006923, NIP: 5472234742, REGON: 523865502, zastoupená Wojciechem Maciejem Piszczkem – předsedou představenstva,

ve světle platných právních předpisů, zejména podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), běžně nazývaného GDPR, je správcem Vašich osobních údajů (dále: Správce osobních údajů).

Správce osobních údajů lze kontaktovat následujícím způsobem:

e-mailem: [email protected],

poštou: na adrese Bielsko-Biała (43-300), ul. Podwale 47,

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

Osobou určenou ke kontaktu ve věcech GDPR na straně Správce je: paní Marta Kamińska, kterou lze kontaktovat prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

Správce osobních údajů odpovídá za používání osobních údajů bezpečným způsobem a v souladu s platnými právními předpisy.

II. Zdroj osobních údajů

Osobní údaje získáváme přímo od Vás – zejména ze zaslaných dokumentů k žádosti o zaměstnání a z informací poskytnutých v průběhu náboru.

III. Účel a právní základ zpracování osobních údajů

Vaše údaje získáváme přímo od Vás a v případě využití podpory náborových firem můžeme údaje získávat také od těchto subjektů.

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány za účelem vedení náboru nových zaměstnanců/spolupracovníků.

Právním základem zpracovávaných osobních údajů je:

1. čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – souhlas uchazeče o zaměstnání se zpracováním jeho osobních údajů za účelem účasti v náboru – u uchazečů o zaměstnání na základě občanskoprávní smlouvy (příkazní smlouva, smlouva B2B, smlouva o poskytování služeb),
2. čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – souhlas uchazeče o zaměstnání se zpracováním jeho osobních údajů za účelem účasti v náboru nebo budoucím náboru – u uchazečů o zaměstnání na základě pracovní smlouvy – v rozsahu údajů přesahujících čl. 22¹ polského zákoníku práce, pokud je dobrovolně poskytnete nebo udělíte souhlas (např. podobizna, doplňující informace v životopise),
3. čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – souhlas uchazeče o zaměstnání s účastí v budoucích náborech,
4. čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – úkony na žádost subjektu údajů před uzavřením smlouvy,
5. čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR ve spojení s čl. 22a¹ § 1 polského zákoníku práce – v rozsahu osobních údajů, které může zaměstnavatel požadovat od uchazečů o zaměstnání jako zaměstnanců,
6. čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR ve spojení s čl. 22¹b § 1 polského zákoníku práce – ve vztahu ke zpracování zvláštní kategorie údajů uchazečů o zaměstnání (např. informace o zdravotním stavu / zdravotním postižení v životopise),
7. čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (oprávněný zájem Správce osobních údajů) – za účelem určení, vymáhání nebo obrany proti nárokům souvisejícím s náborem.

IV. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Zpracováváme údaje, které jste poskytli v dokumentech k žádosti o zaměstnání a v průběhu náboru, zejména údaje uvedené v čl. 22¹ § 1 polského zákoníku práce, a dále – pokud jsou poskytnuty / pokryty souhlasem – doplňující údaje.

Správce osobních údajů zpracovává následující kategorie údajů: jméno a příjmení, adresa bydliště, korespondenční adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, pracovní zkušenosti, vzdělání, datum narození. Správce osobních údajů může dále zpracovávat osobní údaje vyplývající z předložených potvrzení o zaměstnání, dokladů o odborné kvalifikaci vyžadované pro výkon nabízené práce / poskytování služeb ve prospěch Správce osobních údajů a jiných dokumentů, pokud je uchazeč předložil v souvislosti s ucházením se o zaměstnání/spolupráci.

Správce osobních údajů může dále zpracovávat také zvláštní kategorie osobních údajů, tj. údaje o zdravotním stavu (např. o zdravotním postižení / zdravotním stavu).

V. Informace o povinnosti poskytnout údaje

U uchazečů o zaměstnání jako zaměstnanci je poskytnutí údajů v rozsahu vyplývajícím z čl. 22¹ § 1 polského zákoníku práce nezbytné pro účast v náboru. Poskytnutí ostatních údajů je dobrovolné.

U uchazečů o zaměstnání jako spolupracovníci není poskytnutí osobních údajů povinné, je však nezbytné pro účast
v náborovém procesu vedeném Správcem osobních údajů. V případě neposkytnutí osobních údajů může Správce osobních údajů odmítnout účast v náboru, což v důsledku znemožní nástup do práce.

VI. Subjekty, kterým jsou osobní údaje svěřovány / Příjemci osobních údajů

Osobní údaje jsou předávány subjektům poskytujícím Správci IT podporu.

Příjemci osobních údajů zpracovávaných Správcem osobních údajů mohou být dále:

1. subjekty poskytující Správci osobních údajů náborové služby, IT/hosting, e-mail, systémy ATS, právní a personální služby – na základě smluv o zpracování osobních údajů,
2. oprávněné orgány veřejné moci – pokud to vyplývá z právních předpisů.

Správce osobních údajů využívá zejména služeb následujících subjektů:

1. Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, United States,
2. Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-7329, USA,
3. Smarthost sp. z o.o. se sídlem v Częstochowé (42-217), ul. Partyzantów 1, KRS: 0000656356, NIP: 5732874847, REGON: 366194822,
4. Grupa Pracuj S.A. se sídlem ve Varšavě (00-838), ul. Prosta 68, KRS 0000913770, NIP 527-274-96-31, REGON: 36297030100000,

Správce osobních údajů využívá systémy umělé inteligence v podobě nástroje Gemini, jehož dodavatelem je společnost Google LLC, za účelem vedení e-mailové komunikace, tvorby shrnutí online schůzek a elektronické korespondence a pořizování poznámek z výše uvedených schůzek.

VII. Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje Správce osobních údajů vymaže po ukončení náborového procesu, přičemž v případě uplatnění nároků daným uchazečem o zaměstnání mohou být osobní údaje zpracovávány do zániku případných nároků (tj. zpravidla po dobu 3 let). V případě udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů pro potřeby budoucích náborů budou tyto údaje zpracovávány do odvolání souhlasu s jejich zpracováním, nejdéle však po dobu 1 roku ode dne, kdy byly shromážděny.

VIII. Práva náležející v souvislosti se zpracováním osobních údajů Správcem osobních údajů

Máte právo požadovat od Správce osobních údajů:

1. přístup ke zpracovávaným údajům,
2. opravu zpracovávaných osobních údajů,
3. výmaz zpracovávaných osobních údajů,
4. omezení zpracování osobních údajů,
5. právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů.

V rozsahu, v jakém zpracování osobních údajů probíhá na základě uděleného souhlasu, je subjekt údajů oprávněn souhlas se zpracováním osobních údajů Správcem osobních údajů odvolat, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu před jeho odvoláním.

Výše uvedená práva lze uplatnit podáním příslušné žádosti Správci osobních údajů na kontaktní údaje uvedené v bodě I.

Dále jste oprávněni požadovat, aby osobní údaje byly předány jinému správci, avšak pouze za podmínky, že zpracování bude probíhat automatizovaně a bude to technicky možné. Zpracování Vašich osobních údajů nebude probíhat na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů.

IX. Předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, včetně mimo Evropskou unii

Správce osobních údajů může potenciálně předávat osobní údaje příjemci ve třetí zemi nebo mezinárodní organizaci, zejména v souvislosti s využíváním informatických nástrojů, jejichž dodavatelé mají sídlo ve třetích zemích.

V případě Správce osobních údajů jsou výše uvedenými subjekty:

1. Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, United States – mechanismus legalizující přenos EU–US DPF (Google LLC je účastníkem DPF),
2. Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-7329, USA – mechanismus legalizující přenos – čl. 45 GDPR – EU–US DPF; Microsoft má aktivní certifikaci a vlastní certifikaci udržuje také LinkedIn Corporation. Microsoft navíc zpřístupňuje SCC v DPA,
3. Hotjar Limited, Dragonara Business Centre, 5th Floor, Dragonara Road, Paceville St Julian's STJ 3141, Malta (potenciální přenosy) – zpravidla bez přenosu mimo EHP; pro incidentální přenosy mimo EU – čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR (SCC),
4. Meta Platforms Inc., 1 Meta Way, Menlo Park, California 94025, USA – mechanismus legalizující přenos čl. 45 GDPR – EU–US DPF pro Meta Platforms, Inc.

Osobní údaje jsou zpravidla zpracovávány na serverech umístěných na území EU (v závislosti na konfiguraci služeb). Zároveň může v souvislosti s administrátorským přístupem a technickou podporou dojít k incidentálnímu přenosu údajů do třetích zemí (včetně USA).

V rozsahu osobních údajů předávaných do Spojených států amerických Správce osobních údajů při zpřístupňování údajů třetím subjektům vynakládá veškeré úsilí, aby k tomu docházelo v souladu s rozhodnutím Evropské komise ze dne 10. července 2023 pouze vůči subjektům a organizacím v USA, které zajišťují soulad s novým „Rámcem ochrany údajů EU–USA" (EU-US Data Privacy Framework). Seznam těchto organizací zveřejnilo Ministerstvo obchodu USA. Předávání osobních údajů z EHP organizacím, které se k programu „Rámce ochrany údajů EU–USA" připojily a jsou na tomto seznamu uvedeny, je možné bez nutnosti získávat dodatečná povolení či uplatňovat právní nástroje, jako jsou standardní smluvní doložky nebo závazná podniková pravidla. Pokud se však daný dovozce údajů v USA k programu „Rámce ochrany údajů EU–USA" nepřipojil, je předávání osobních údajů tomuto subjektu možné a bude probíhat po splnění podmínek stanovených v čl. 46 nebo 49 GDPR. V takových případech se Správce osobních údajů bude opírat o standardní smluvní doložky EU, závazná podniková pravidla nebo jiné záruky, aby umožnil přenosy mimo EHP.

Subjekt údajů má právo získat informace o uplatněných zárukách, včetně kopie těchto záruk nebo informace o místě jejich zpřístupnění – prostřednictvím kontaktu na adrese: [email protected].

X. Automatizované rozhodování včetně profilování

Osobní údaje uchazečů o zaměstnání nejsou zpracovávány za účelem automatizovaného rozhodování, včetně profilování.

XI. Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Pokud zpracování osobních údajů porušuje právní předpisy, máte právo podat stížnost na zpracování osobních údajů Správcem osobních údajů u dozorového úřadu.

Stížnost lze podat předsedovi polského Úřadu pro ochranu osobních údajů (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych; kancelář se v současnosti nachází ve Varšavě 00-014, ul. Stanisława Moniuszki 1a).